企業法務・社内法務

企業法務・社内法務　小さな会社・一人総務法務も

株式会社に限らず、法人や個人が事業を行っていくための法律の規制があります。
規制を受ける一方で、その法律によって守られていることも事実です。
商法、会社法、税法、人事系（労働基準法ほか）の法等、そして業種ごとに遵守すべき法、事業形態によって適用される法、さまざまに存在します。
　個人事業主として自宅で料理教室を運営するような規模・形態であっても、事業者であれば消費者には該当しないため、うっかりと契約してしまったサービスを消費者関連法（消費者契約法などの複数の法の総称）で解除することもできなくなります。

　事業者となると、いざトラブルというときに、「そんな法は知らなかった」という言い訳は通用しないのです。

法令種類のおおよそ

• 憲法
• 条約
• 法律
• 政令
• 省令・府令
• 地方自治体の条例・規則など

　企業法務ではその法人が適用される法を理解し、上手に活用してこそ事業に資することが可能になります。

しかしながら、設立から間もない企業や事業系の人員が大半を占めている企業で、法改正や新法にアンテナを張っておき、それを実務に落とし込んで社内運用を行っていくことは人的にもコストもかなりの負担になるのも事実です。

契約書・合意書・覚書 ・規約

　契約書、合意書、覚書、念書など、文書のタイトルはさまざまですが、どれも当事者間の決めごとを文書にして記名（署名）捺印したもの、ということに変わりはありません。
むろん明確に文書の性質がわかるようにすることは必要ですが、文書の名称で法的効力に差がつくことはありません。
民法では次の１３種類の契約を「典型契約」として定めています。

①財産グループ：　贈与・売買・交換
②貸し借りグループ：　消費貸借・賃貸借・使用貸借
③労務提供グループ：　雇用・請負・委任と準委任
④その他のグループ：　寄託・組合・終身定期金・和解

ただし、「契約自由の原則」により、上記以外の契約を結ぶことが自由にできるのが原則です。

　企業や事業者は、取引をするとき、従業員を雇用するとき等の場面で当事者間の合意を契約書として文書にすることで、後日の“言った言わない”“そのようなつもりではなかった”を回避しています。

　書籍やweb上で見たひな形のままの契約書を使用したり、古い定型契約書をそのまま使い続けることは大きなリスクです。契約の目的、事業規模、相手方との力関係、法的に有効な文言を使っているか、合理的か・・・たくさんの要素をクリアして確実な合意をすることが後日になって役立ちます。また、相手方から渡された契約書でそのまま契約締結をすることでもリスクは残ります。
　契約書作成、契約書精査ともに丁寧に行うことが事業を守ることにつながるのです。

社内規程

　人数規模の小さな企業でも基本的に備えているのが就業規則であり、すぐに思い浮かべるのは社員向けの労務管理のための規程のようです。
社内規程は労務管理だけのものではありません。　
下記はかなり網羅的に整備した企業の例ですが、企業規模や事業の内容により社内規程は多岐にわたる場合があります。
この数年で、SNS規程やテレワーク勤務規程を策定する企業が急激に増えています。

　事業を取り巻く環境は早いスピードで変化していきます。
すでに存在する規程でも、規程の種類、内容とも、適宜に見直しをかけることが大切です。
例えば、最近ではSNSで社内情報を発信してしまう事例が多くある・企業規模拡大のため地方事業所への転勤制度ができた・法改正によりマイナンバーに対応など、特化した規程をあらたに整備することをお勧めします。
トラブルや不祥事が起きたり、社員が不満に感じることが起きた後であわてて対処するよりも、良い結果を生むものです。
　社内規程には管理のためのツールであるだけでなく、ルールをあらかじめ明確にすることで社員と会社を守る働きもあります。

　当事務所では、クライアント企業に必要な規程を絞り込む、状況と目的をお聞きして規程を作成するだけでなく、附属する帳票も同時に作成し、運用に載せるお手伝いまでを包括的に承ることも可能です。
企業勤務での経験から、規程整備や変更のために担当部署が全社に対し説明会や研修プログラムを開催するなど、総務部や法務の実務フローを理解しています。

会議運営・議事録

　企業の総務部門、法務部門で担当する業務に会議運営とその議事録の作成、保管があります。
上場、未上場、同族ほか、企業のタイプによりその内容は大きく異なりますが、企業法務の基本的な考え方では、意思決定をする権限の有無に関係なく、会議の議事内容は出席者・議題・検討プロセス・資料・結論を明確に文書で保存することが前提です。
　また、商業登記の申請をする際に議事録が必要になるケースも多くあり、基礎的な議事録の作成方法は身に着けておくと便利でしょう。

　議事録という名称の中でも、株主総会議事録、取締役会議事録のように会社法の規定を理解して形式や内容を整備する必要のあるものと、部内会議の発言を記録するものなど、種類はさまざまです。総務、法務のように議事録作成を担当することの多い部署では、目的により使い分けられるようにフォーマットを作成しておくことが一般的です。

個人情報・マイナンバー

プライバシーマーク付与事業者　16,902　（2022年4月現在）
「個人情報の保護に関する法律」（平成十五年法律第五十七号）は平成１７年の全面施行から複数回の改正を経ています。
直近では令和2年及び3年改正が令和4年施行になっていますので、事業者はこれに対応することになります。
平成28年の施行時に整備した社内規程と附属帳票についても、不都合な点がないか、PDCAの一環として見直すタイミングです。

コラム　2022年　令和４年度　会社が対応する法の動き 小さな会社でも何をしなくてはならないか

＜個人情報保護　用語の定義＞

【個人情報保護法　第２条から抜粋】

（定義） 第二条　この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
一　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第二号において同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
二　個人識別符号が含まれるもの
２　この法律において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、政令で定めるものをいう。
一　特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
二　個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
３　この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
４　この法律において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
５　この法律において「仮名加工情報」とは、・・・以下省略
６　この法律において「匿名加工情報」とは、・・・以下省略
７　この法律において「個人関連情報」とは、・・・以下省略
８～１１項　省略

【参考】一般財団法人　日本情報経済社会推進協会JIPDEC 用語集　では、
個人情報保護法第2条に規定される定義のほか、JIS15001での要求も記載されています。

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マイナンバー法 正式名称は
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」
（平成二十五年五月三十一日法律第二十七号）です。
すでに平成28年からマイナンバーカードも交付されていますが、2021年4月の交付状況は全国で28.3％にとどまっています。
マイナポイント等のキャンペーンによって、2022年現在では交付率も上がっているのではないでしょうか。
個人認証にも利用でき、コンビニで住民票等を取得することも可能になりますので交付を受けるメリットはそれなりに大きいです。

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安全管理 個人情報・特定個人情報とも、その管理手法は基本的に共通しています。
どちらもそのライフサイクルの各タイミングで安全管理措置を講じます。
ルール整備と継続した改善、社内研修は全体を通じて必要です。

法や施行規則だけでなく業種ごとのガイドラインもあり、ことに法条文は理解するのに難しい表現が多いかもしれません。
総務省やJIPDEC、PPC等の信頼できる機関が公表している情報は意外にわかりやすく説明してありますので、参考になさって下さい。

その他

行政書士としての企業にかかわるサポートは、社内規程以外にも
法務総務への全体的なアドバイス、定款の見直し、宅建業や古物商の許認可申請、会社設立、
補助金申請、外国人の在留資格取得にかかるサポートがあります。

当事務所では必要に応じて、弁護士、弁理士、司法書士などとの連携や御紹介により、ワンストップ・サービスに努めています。